lpmp banten PENERAPAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT DALAM PENDIDIKAN Sebuah Tinjauan Teoritis – LPMP Banten

PENERAPAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT DALAM PENDIDIKAN Sebuah Tinjauan Teoritis

AN ESSENTIAL PART OF CONTINUING PROFESSIONAL DEVELOPMENT (CPD) – REFLECTIVE TEACHING (An Analysis with Literature Study and Observation)
February 1, 2018
Kegiatan Penguatan Renstra lembaga
February 8, 2018

PENERAPAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT DALAM PENDIDIKAN

Sebuah Tinjauan Teoritis

Disusun oleh: Raden Ahmad Hadian Adhy Permana[1]

 

 

  1. Latar Belakang

Mutu pendidikan ditentukan oleh berbagai faktor terkait, yang berasal dari luar maupun internal institusi pendidikan. Pemenuhan mutu pendidikan memerlukan usaha dan menyelesaikan berbagai kendala yang ada. Mutu pendidikan tentunya mempunyai ukuran yang masih terus berkembang. Mutu dalam pendidikan meliputi mutu pendidikan secara umum atau rata-rata dan ada mutu untuk tiap satuan institusi seperti sekolah. Apakah suatu institusi pendidikan telah bermutu? Pertanyaan tersebut bukan hal mudah untuk dijawab karena diperlukan sudut pandang yang tepat atau metode yang sesuai untuk mengetahuinya. Tanpa hal itu maka mutu akan dinilai secara awam atau berdasar kesepakatan masyarakat saja.

Perkembangan pendidikan dalam beberapa dekade terakhir dapat dikatakan terus terjadi. Perubahan-perubahan dalam konsep dan praktik memperlihatkan perkembangan tersebut. Apakah perkembangan tersebut menjadikan pendidikan lebih bermutu? Hal tersebut tentunya masih perlu diukur dan didiskusikan oleh pihak-pihak terkait. Hasil diskusi juga perlu divalidasi untuk benar-benar mengetahui adanya perkembangan pendidikan tersebut. Intitusi pendidikan belum semuanya terbawa arus perubahan tersebut, sebagian masih pada posisi status quo dalam beberapa tahun terakhir ini.

Permasalahan yang terjadi dalam dunia pendidikan terkait mutu atau kualitas telah beberapa dekade ke belakang dirasakan. Mutu yang dikatakan tidak meningkat padahal kurikulum berganti, mutu dikatakan menurun padahal tingkat pendidikan guru sudah semakin baik, atau mutu lulusan pendidikan dikatakan tidak sesuai dengan tuntutan kebutuhan masyarakat saat ini. Permasalahan mutu ini perlu dicarikan solusinya oleh semua pihak terkait.

Apakah sebenarnya yang dikatakan pendidikan bermutu? Mengapa saat ini mutu pendidikan dianggap belum standar? Bagaimana memperbaiki mutu pendidikan secara berkelanjutan? Pertanyaan-pertanyaan tersebut memperlihatkan adanya kesenjangan antara pendidikan yang ideal dengan realita pendidikan yang diterapkan dan hasilnya saat ini. Total quality management (TQM) atau manajemen mutu terpadu dalam pendidikan merupakan konsep dan praktik perubahan yang dalam beberapa dekade ini berkembang di negara-negara maju. Apakah perubahan tersebut dapat diterapkan di Indonesia? Perlu kajian yang fundamental untuk mengetahui hal tersebut, karena perubahan di suatu negara menjadi lebih baik belum tentu bisa sama di negara lain.

Perkembangan total quality management di Indonesia sepertinya belum signifikan. Sekolah-sekolah masih berkutat dengan bisnis sehari-harinya tanpa memperlihatkan perkembangan mutu. Pada satu sisi, misalnya bangunan, mungkin ada perubahan yang signifikan dibanding  kondisi 10 tahun ke belakang, tetapi apakah itu merupakan salah satu peningkatan mutu pendidikan? Total quality management tentunya memiliki kekhasan dalam praktik dan hasilnya sebagai bentuk perubahan dalam mengelola sekolah dan memberikan ukuran keberhasilan atau mutu sekolah. Bagaimana menerapkannya? Kapan waktu yang tepat memulainya? Darimana memulainya? Akan menjadipertanyaan para pengelola sekolah ketika ingin menerapkan hal tersebut. Tentunya perlu dipelajari lebih dulu karakteristiknya sehingga sesuai atau tidak diterapkan di Indonesia dapat terjawab.

 

  1. Batasan Masalah

Permasalahan yang menjadi kajian adalah implementasi Total Quality Management dalam pendidikan. Rumusan masalah yang diangkat adalah:

  1. Apa yang dimaksud dengan Total Quality Management?
  2. Mengapa Total Quality Management dianggap sesuai diterapkan dalam pendidikan?
  3. Bagaimana penerapan Total Quality Management dalam pendidikan?
  4. Tujuan Penyusunan Makalah

Penulisan makalah ini bertujuan untuk memberikan gambaran umum mengenai Total Quality Management dan penerapan Total Quality Management dalam konteks pendidikan.

 

 

 

  1. Tinjauan Pustaka

Artikel ini merupakan kajian terhadap sebuah referensi yang membahas mengenai Total Quality Management, yaitu buku yang ditulis oleh Edward Sallis (2012) yang berjudul Total Quality Management in Education (Manajemen Mutu Pendidikan).

  1. Gerakan Mutu

Mutu merupakan suatu hal yang membedakan antara yang baik dan/atau sebaliknya. Menurut perusahaan IBM, mutu adalah kepuasan pelanggan. Organisasi-organisasi yang menganggap serius pencapaian mutu, memahami bahwa sebagian besar rahasia mutu berakar dari mendengar dan merespon secara simpatik terhadap kebutuhan dan keinginan para pelanggan dan klien. Mutu adalah ide yang sudah ada di hadapan kita. Institusi-institusi yang bergerak dalam asesmen mutu telah melakukan berbagai langkah misalnya penghargaan dan standar mutu yang telah diperkenalkan sebagai bagian dari mempromosikan mutu dan keunggulan. Misalnya, The Citizen’s Charter, The Parent’s Charter, Investor in People, The European Quality Award, British Standard BS5750 dan Internasional Standard ISO 9000.

Mutu mulanya dikembangkan di dunia Barat di era 1930 dan 1940-an oleh W. Edwards Deming. Deming memformulasikan idenya pada tahun 1930-an saat melakukan penelitian tentang metode-metode menghilangkan variabilitas dan pemborosan dari proses industri. Dari serangkaian penelitian yang dilakukan Deming, Deming menginginkan kontrol atas industri. Ia kemudian mengembangkan metode statistik Shewhart yakni teknik-teknik meminimalisasi unsur-unsur tak terduga dari proses-proses industri sehingga industri dapat dikontrol dan terkontrol. Metode Shewhart dan Deming kemudian dikenal dengan Statistic Process Control (SPC). Konsep Deming ini justru berkembang dan dimanfaatkan lebih dulu di Jepang. Perusahaan-perusahaan di Jepang menerapkan saran Deming untuk mendesain metode-metode produksi serta produknya dengan standar tertinggi dan itu dimulai tahun 1950. Jepang juga menerapkan ide-ide Joseph Juran yang pernah berkunjung juga pada masa itu. Ide-ide Juran dan Deming tersebut oleh Jepang disebut Total Quality Control (TQC). Implementasi “TQM” di Amerika dan Eropa Barat mulai pada tahun 1980-an, dipengaruhi oleh keberhasilan Jepang yang menerapkan konsep Deming. Perkembangan industri di wilayah itu akhirnya dipengaruhi oleh ide-ide Deming, Juran, Crosby, dan Feigenbaum terkait mutu.

Gerakan mutu terpadu dalam pendidikan masih tergolong baru. Literatur yang memuat referensi tentang hal tersebut masih sedikit sebelum 1980-an. Beberapa upaya reorganisasi terhadap praktik kerja dengan konsep TQM telah dilaksanakan oleh beberapa universitas di Amerika dan di Inggris.  Di awal 1990-an kedua negara tersebut betul-betul dilanda gelombang metode gerakan mutu. Gagasan-gagasan yang dihubungkan dengan mutu juga dikembangkan dengan baik oleh institusi-institusi pendidikan tinggi dan terus menerus diteliti dan diimplementasikan di sekolah-sekolah. Pengembangan tersebut juga dipengaruhi oleh penerapan kebijakan seperti yang terjadi di Inggrsi setelah diterapkannya undang-undang reformasi pendidikan.

Peningkatan mutu menjadi semakin penting bagi institusi yang digunakan untuk memperoleh kontrol yang lebih baik melalui usahanya sendiri. Perubahan lain terjadi di berbagai bidang pendidikan yang mencakup eksistensi pendidikan tinggi. Mutu terkadang hanya menjadi satu-satunya faktor pembeda bagi sebuah institusi, fokus terhadap kebutuhan pelanggan merupakan salah satu cara paling efektif dalam menghadapi kompetisi dan bertahan di dalamnya. Yang sangat mengejutkan adalah mutu dan mutu terpadu dalam pendidikan baru memperoleh pengakuan setelah sekian lama mutu tersebut berhasil dalam dunia industri. Satu hal yang bisa diyakini bersama adalah bahawa layanan mutu merupakan isu kunci bagi seluruh sektor pendidikan pada masa mendatang.

Gerakan mutu yang berawal dari industri dan kemudian diadaptasi dalam pendidikan merupakan gerakan perubahan untuk meningkatkan keberhasilan suatu institusi. Penyesuaian-penyesuaian pasti diperlukan untuk menerapkan sesuatu yang berasal dari industri dalam kondisi yang berbeda. Menerapkan gerakan mutu di dalam pendidikan di sekolah bukan hal yang mudah, karena mengawali sesuatu yang  baru sebagai perubahan adalah suatu hal yang sulit. Dukungan kebijakan adalah salah satu komponen yang bisa membuat penerapan lebih cepat berhasil selain pematangan-pematangan konsep yang merupakan adaptasi dari konsep awal. Gerakan mutu dalam pendidikan menjadi penting karena dengan penerapan mutu maka perencanaan, pelaksanaan dan hasil dari kegiatan pendidikan menjadi lebih terukur. Ukuran mutu yang bisa diterapkan dalam pendidikan salah satunya adalah kepuasan pelanggan yang telah menjadi tolok ukur mutu dalam industri produk.

 

  1. Konsep Mutu

Mutu memiliki pengertian yang bervariasi dan mengimplikasikan hal-hal yang berbeda pada masing-masing orang. Setiap orang akan setuju terhadap upaya peningkatan mutu pendidikan, hanya masalahnya adalah kurangnya kesamaan makna tentang mutu tersebut. Maka dari itu diperlukan sebuah pemahaman yang  jelas terhadap variasi makna mutu agar tidak hanya menjadi slogan yang tidak memiliki nilai praktis. Mutu dapat dilihat dari tiga sisi, konsep absolut, konsep relatif, dan definisi pelanggan.

  1. Mutu sebagai sebuah konsep yang absolut

Mutu dalam percakapan sehari-hari sebagian besar dipahami sebagai sesuatu yang absolut. Mutu merupakan suatu idealisme yang tidak dapat dikompromikan, sama halnya dengan sifat baik, cantik, atau benar misalnya. Sesuatu yang bermutu merupakan bagian dari standar yang sangat tinggi yang tidak dapat diungguli atau sesuatu yang  dibuat sempurna dan dengan biaya mahal serta hanya bisa dimiliki sedikit orang. Dalam hal ini lebih tepat produk-produk seperti itu disebut bermutu tinggi (high/top quality). Jika dikaitkan dengan konteks pendidikan maka konsep mutu demikian adalah elit, karena hanya sedikit institusi yang dapat memberikan pengalaman dengan mutu tinggi tersebut kepada peserta didik. Gagasan-gagasan absolut tentang mutu tinggi hanya sedikit bersinggungan dengan konsep TQM. Mutu secara absolut juga menunjukkan bahwa meraih mutu adalah hasil dari upaya yang memperlihatkan standar-standar tertinggi.

  1. Konsep relatif tentang mutu

TQM menggunakan mutu sebagai suatu konsep yang relatif. Definisi relatif tersebut memandang mutu bukan sebagai atribut produk atau layanan tetapi dianggap sesuatu yang berasal dari produk atau layanan tersebut. Mutu dapat dikatakan ada apabila sebuah layanan memenuhi spesifikasi yang ada dan merupakan cara yang menentukan apakah produk terakhir sesuai dengan standar atau belum, tidak harus mahal atau eksklusif.

Mutu harus mengerjakan apa yang seharusnya dikerjakan dan mengerjakan apa yang dinginkan pelanggan. Artinya ada dua aspek, pertama adalah menyesuaikan diri dengan spesifikasi dan kedua adalah memenuhi kebutuhan pelanggan. Pemenuhan mutu berdasarkan spesifikasi merupakan definisi produsen mengenai mutu dan hal tersebut yang kemudian menjadi dasar sistem jaminan mutu seperti ISO. Istilah lain yang digunakan untuk mutu sesuai aspek ini adalah mutu sesungguhnya.  Aspek kedua adalah mutu memenuhi kebutuhan pelanggan atau didefinisikan sebagai kondisi yang memuaskan dan melampaui keinginan atau kebutuhan pelanggan. Definisi ini disebut juga mutu sesuai persepsi (quality in perception). Resiko yang seringkali diabaikan dari definisi ini yaitu kenyataan bahwa para pelanggan adalah pihak yang membuat keputusan terhadap mutu.

Ada tiga gagasan dalam konsep mutu, yaitu kontrol mutu (quality control), penjaminan mutu (quality assurance), dan mutu terpadu (total quality). Perlu dipahami perbedaan mendasar dari tiga gagasan tersebut.

Kontrol Mutu Penjaminan mutu Mutu terpadu
Ø Menerapkan metode deteksi dan eliminasi

Ø Dilakukan oleh pemeriksa mutu

Ø Melacak dan menolak item-item yang cacat

Ø Menekankan kontrol mutu

Ø Mencegah kesalahan sejak awal proses produksi

Ø Mendesain jaminan mutu untuk menghasilkan produk sesuai spesifikasi yang ditetapkan

Ø Bebas dari cacat dan kesalahan

Ø Menerapkan prinsip zero defects and right first time every time

Ø Menekankan tanggungjawab

Ø Prinsip pelanggan adalah raja

Ø Memberikan sesuatu yang diinginkan pelanggan

Ø Mendesain produk untuk memuaskan harapan pelanggan

 

Peserta didik seringkali dianggap sebagai produk dari pendidikan. Menghasilkan pelajar dengan standar jaminan tertentu adalah hal yang mustahil. Menilai mutu pendidikan sangat berbeda dari memeriksa hasil produksi pabrik atau menilai sebuah jasa. Pendidikan memang sebaiknya dilihat sebagai sebuah jasa atau layanan, bukan sebagai produksi, sebab ada perbedaan fundamental antara keduanya dalam ranah penjaminan mutu.

Mutu jasa lebih sulit didefinisikan dari pada mendefinisikan mutu produk, karena karakteristik mutu jasa mencakup beberapa elemen subjek yang penting. Jasa biasanya meliputi hubungan langsung antara pemberi dan pengguna. Jasa harus diberikan tepat waktu dan ini sama pentingnya dengan spesifikasi fisik jasa dengan kontrol mutu akan datang setelah jasa diberikan. Sebuah jasa yang telah diberikan tidak dapat ditambal atau diperbaiki. Jasa selalu berhadapan dengan ketidakpastian. Adanya fakta bahwa jasa biasanya diberikan secara langsung kepada pelanggan oleh pekerja yunior adalah elemen pembeda kelima dalam jasa. Elemen keenam adalah kesulitan untuk mengukur tingkat keberhasilan dan produktivitas dalam jasa. Satu-satunya indikator jasa yang penting adalah kepuasan pelanggan.

Jika tujuan mutu adalah memenuhi kebutuhan-kebutuhan pelanggan, maka hal penting yang perlu diperjelas adalah kebutuhan dan keinginan siapa yang yang harus dipenuhi? Pelanggan utama yaitu pelajar yang secara langsung menerima jasa, pelanggan kedua yaitu orang tua, gubernur, atau sponsor yang memiliki kepentingan langsung, dan pelanggan ketiga adalah pihak yang memiliki peran penting meskipun tidak langsung seperti pemerintah dan masyarakat secara keseluruhan. Hal penting lainnya adalah kesuksesan pelajar adalah kesuksesan institusi pendidikannya.

Fokus utama dari sekolah adalah pelanggan eksternalnya, tetapi dalam TQM dikenal istilah pelanggan internal yaitu para staf yang turut memberikan jasa bagi para kolega mereka. Salah satu tujuan TQM adalah untuk merubah institusi yang mengoperasikannya menjadi sebuah tim yang ikhlas, tanpa konflik, dan kompetisi internal untuk meraih sebuah tujuan tunggal yaitu kepuasan pelanggan.

 

  1. Total Quality Management dalam Konteks Pendidikan

Filosofi dari TQM adalah pertama, perbaikan secara terus menerus dengan metode pendekatan praktis tetapi strategis dalam menjalankan roda organisasi yang memfokuskan diri pada kebutuhan pelanggan. Tujuannya adalah untuk mencari hasil yang lebih baik. TQM bukan sekumpulan slogan namun merupakan suatu pendekatan sistematis dan hati-hati untuk mencapai peningkatan kualitas yang tepat dengan cara yang konsisten dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan. Keduauntuk mendeskripsikan alat-alat dan teknik-teknik dengan tujuan membawa peningkatan mutu. Jadi, TQM adalah sebuah pola pikir sekaligus aktivitas berpikir praktis.

Jepang memiliki satu kata dalam yang menjelaskan pendekatan perbaikan terus menerus yaitu kaizen. Terjemahan dari istilah tersebut adalah perbaikan sedikit demi sedikit. Filosofi TQM berskala besar, inspirasional dan menyeluruh, namun implementasi praktisnya justru berskala kecil, sangat praktis, dan berkembang. Esenssi kaizen adalah proyek kecil yang berupaya untuk membangun kesuksesan dan kepercayaan diri, untuk mengembangkan dasar peningkatan selanjutnya. Juran berpendapat bahwa metode yang paling baik untuk mengerjakan proyek besar adalah dengan memisahkannya ke dalam pekerjaan-pekerjaan kecil yang terkendali. Hal lain yang perlu ditekankan untuk melakukan perbaikan mutu adalah bahwa implementasi tersebut tidak harus menjadi proses yang mahal.

TQM juga berkaitan dengan perubahan kultur dan ini tidak dapat dicapai dengan cepat melainkan memerlukan waktu yang cukup lama, membutuhkan sikap dan metode, sosialisasi kepada seluruh komponen organisasi sehingga seluruh komponen mau melaksanakan pesan moral TQM. Oleh karena itu, ada dua hal penting yang diperlukan staf untuk  menghasilkan mutu. Pertamastaf membutuhkan sebuah lingkungan yang cocok untuk bekerja. Baik situasi, sistem maupun prosedur. Kedua, staf memerlukan lingkungan yang mendukung dan menghargai kesuksesan dan prestasi yang mereka raih; memerlukan pemimpin yang menghargai prestasi dan membimbing untuk meraih kesuksesan lebih besar.

Kultur TQM mengenal peran manajemen senior dan menengah adalah memberi dukungan dan wewenang kepada para staf dan pelajar, bukan mengontrol mereka. Paradigma tersebut dalam TQM digambarkan dalam hirarki terbalik di bawah ini yang diadopsi dari ide-ide Karl Albrecht. Fokus pada pelanggan dalam TQM tidak mengurangi peran kepemimpinan manajer senior, kenyataannya kepemimpinan sangat penting bagi kesuksesan TQM.

TQM dalam  Pendidikan (institusi terbalik) berada di tengah-tengah kedua segitiga tersebut

 

 

 

 

Hirarki terbalik tersebut menekankan pada pola hubungan yang berorientasi pada pemberian layanan dan pentingnya pelanggan bagi institusi.

Fokus terhadap pelanggan saja bukan berarti telah memenuhi tuntutan dan persyaratan mutu terpadu. Organisasi TQM memerlukan strategi yang berjalan untuk memenuhi keperluan pelanggan. Pendidikan menghadapi tantangan yang cukup besar dalam hubungannya dengan para pelanggan ekternal. Tidak menerima infromasi yang cukup, harapan para pelanggan sangat beraneka dan kadang bertentangan, kebingungan, persepsi pelajar tentang perubahan mutu, pelanggan memiliki fungsi yang unik dalam menentukan mutu yang diterima dari pendidikan. Untuk mengatasi beberapa masalah tersebut diperlukan adanya suatu motivasi terhadap para pelajar dan staf yang melayani mereka. Hal penting lainnya adalah memperjelas apa yang ditawarkan institusi dan apa yang diharapkan pelajar.

Kolega dalam institusi juga adalah sebagai pelanggan, yang memerlukan pelayanan internal agar mereka mampu mengerjakan tugas secara efektif. Metode terbaik untuk mengembangkan fokus pelanggan internal adalah membantu individu anggota staf agar mampu mengidentifikasi para penerima jasa mereka, dikenal dengan analisa antrian jasa. Daftar orang yang berada dalam antrian jasa merupakan pelanggan langsung, di luar ataupun dalam institusi. Hal penting yang harus dilakukan adalah mengetahui yang diinginkan serta memiliki ide yang baik tentang standar yang pelanggan butuhkan. Standar tersebut mengikat tetapi dapat dinegoisasikan.

TQM harus memberikan kontribusi yang substansial bagi mutu dalam pendidikan. Pelajar adalah pelanggan utama, jika model pembelajaran yang diterapkan tidak memenuhi kebutuhan individu maka itu berarti bahwa institusi tersebut tidak dapat mengklaim telah mencapai mutu terpadu. Institusi harus memberikan beberapa model pengajaran dan pemebelajaran terhadap para pelajar sehingga mereka memiliki kesempatan meraih sukses secara maksimal. Penciptaan rangkaian umpan balik yang terus menerus dan evaluasi menjadi proses yang berkelanjutan. Sikap melibatkan seluruh elemen akan sangat membantu dalam membangun kecakapan analitis para pelajar. Institusi pendidikan juga perlu menggunakan hasil pengawasan formal untuk menetapkan keabsahan program-programnya.

Untuk mengembangkan kultur mutu diperlukan kerja keras dan waktu. TQM membutuhkan mental juara, kesetiaan jangka panjang staf senior, ketahanan menghadapi tekanan eksternal, perencanaan strategis, mekanisme pengawasan yang memadai, tuntutan bagi para staf untuk mengetahui tujuan institusi, kesempatan kepada para bawahan untuk membuat keputusan atau mendapat delegasi dari para manajer, manajer tengah yang efektif, serta ketahanan institusi menghadapi kekhawatiran dan ketidakpastian dengan cara yang relevan.

 

  1. Pendapat Tokoh-tokoh Mutu terkait TQM dalam Pendidikan

Deming: “Ketika terjadi suatu kesalahan, staf bukan pihak yang serta merta harus disalahkan.” Kenyataannya sering kali para guru menjadi kambing hitam atas kegagalan yang terjadi dalam sistem pendidikan.

 

Juran: “85% masalah merupakan tanggung jawab management, karena mereka memiliki 85% kontrol terhadap sistem organisasi. Kontrol mutu dilakukan oleh para staf (guru) yang beroperasi dalam tim penyusun mata pelajaran yang mendesain karakteristik dan standar program studi.”

 

Crosby: “Program mutu meliputi komitmen management, tim peningkatan mutu, pengukuran mutu, biaya mutu, kesadaran mutu, kegiatan perbaikan, perencanaan tanpa cacat, pelatihan pengawas, hari tanpa cacart, penyusunan tujuan, penghapusan penyebab masalah, pengakuan, mendirikan dewan mutu, lakukan lagi.”

 

  1. Faktor-faktor lain yang Terkait dengan Penerapan TQM dalam Konteks Pendidikan

 

a. Standar mutu

BS5750 adalah standar mutu Inggris (British Standard) dan  ISO9000 (International Standard) merupakan 2 standar mutu yang telah diterapkan dalam pendidikan. Penerapannya melalui penyesuaian pada beberapa hal. Selain 2 standar mutu tersebut ada beberapa pedoman atau platform lain yang terkait dengan pendekatan standar TQM yaitu Pedoman BS7850 untuk TQM, Investors in People, The Deming Prize, The Malcolm Baldridge Award, The European Quality Award, dan The Citizen’s Charter. Umumnya berbagai hal tersebut terkait dengan mutu di industri, tetapi dengan berkembangnya TQM ke ranah pendidikan maka dapat pula menerapkannya dalam mutu pendidikan. Bermacam-macam bentuk standar mutu, pedoman atau penghargaan tersebut termasuk dalam standar mutu eksternal yang ketika diterapkan atau diperoleh akan memberikan nilai tambah keyakinan untuk menerapkan TQM di institusi.

 

b. Organisasi

Institusi yang sukses menuju masa depan adalah istitusi yang responsif dan berubah sesuai dengan tuntutan dunia sekitarnya. Jika dianalogikan dengan kehidupan biologis maka akan memiliki lingkaran kehidupan atau life cycle yang meliputi fase formasi, fase pertumbuhan, fase kedewasaan, dan fase penurunan dan kejatuhan atau pembaharuan dan revitalisasi. pendidikan harus siap dengan berbagai tantangan dan kegagalan dan dan tentu akan berimbas pada institusi. Di sinilah dibuthkan TQM pada prinsip perencanaan jangka panjang yang strategis dan keterlibatan karyawan dalam upaya peningkatan yang berkesinambungan. Jika terjadi, maka akan memberikan efek positif sehingga dengan demikian dapat menghadapi perubahan-perubahan dalam setiap tahapan. Prinsip dalam menciptakan struktur ala TQM adalah bentuk yang sederhana, ramping, dan dibangun di dalam tim kerja yang kuat.

 

c. Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah unsur penting dalam TQM. Pemimpin harus memiliki visi dan mampu menerjemahkan visi tersebut ke dalam kebijakan yang jelas dan tujuan yang spesifik. Agar dapat merealisasikan keunggulan maka tidak cukup dari balik meja melainkan kehadiran pemimpin dan pemahaman  terhadap karyawan dan proses insititusi menjadi unsur terpenting. Hal yang harus dikomunikasikan adalah visi dan nilai-nilai institusi pada pihak lain dengan cara berbaur dengan para staf dan pelanggan. Pemimpin dalam pendidikan harus mampu memberdayakan guru dan memberi mereka wewenang yang luas untuk meningkatkan proses belajar untuk belajar (learning to learn).

 

d. Kerja tim

Sebuah organisasi yang terlibat dalam TQM akan memperoleh manfaat dengan memiliki tim yang efektif di semua tingkatan. Dalam beberapa sektor pendidikan, tim telah dikembangkan sebagai unit dasar dari penyampaian kurikulum. tim tidak hanya berfungsi menjalankan sebuah tugas tertentu melainkan untuk mencapai proyek yang spesifik. Dengan melibatkan jumlah maksimum orang dalam proses mutu terpadu maka sebuah tim  memiliki nilai tambahan. Tim yang dibentuk dapat menjadi motor penggerak dan saling melengkapi. Mutu digerakan oleh sekelompok tim yang memang didesain untu menyelesaikan masalah, meningkatkan proses yang sudah ada atau merancang proses baru.

 

e. Alat-alat dan Teknik

Alat dan teknik mutu adalah media untuk dapat mengidentifikasikan dan memecahkan persoalan secara kreatif. Salah satu aspek terpenting TQM adalah mengumpulkan sejumlah alat-alat yang bermanfaat mengimplementasikan konsep yang sudah ditentukan. Meskipun demikian kekuatan alat yang dijamin sejauh digunakan secara teratur. Brainstorming merupakan alat ideal TQM. Efek dari alat ini adalah meningkatkan kreatifitas dan mengembangkan ide-ide atau isu-isu secara cepat. Sebab mampu membuat para staf berdaya cipta dan terbebas dari segala bentuk tekanan. Meskipun demikian alat ini bukan alat analisis.

Alat dan teknik lainnya adalah afinitas jaringan kerja, digram tulang ikan (diagram Ishikawa), analisis kekuatan lapangan, pemetaan proses, diagram alir, grafik Pareto, standarisasi, dan pemetaan jalur karir. Setiap alat/teknik memiliki kekhasan yang dapat diterapkan sesuai dengan sifat dan kebutuhan institusi.

 

f. Strategi Perencanaan

Mutu tidak terjadi begitu saja, harus direncanakan dan menjadi bagian penting dari strategi institusi secara sistematis (strategis dan sistematis). Kekuatan TQM terletak pada perencanaan jangka panjang yang jelas, terstruktur, sistematis guna mencapai mutu. Perencanaan strategis memungkinkan formulasi prioritas-prioritas jangka panjang dan perubahan institusional berdasarkan pertimbangan rasional. Sallis menekankan bahwa tanpa perencanaan strategis tidak mungkin institusi dapat memanfaatkan peluang-peluang baru. Salah metode yang diterapkan adalah analisis SWOT. Metode selanjtnya seperti peristiwa kunci, rencana strategis, strategi institusional jangka panjang, rencana bisnis dan operasi, kebijakan mutu dan rencana mutu, biaya dan keuntungan mutu, biaya pencegahan dan kegagalan serta pengwasan dan evaluasi adalah strategi yang dapat diadopsi sesuai dengan segmen pasar yang ada.

 

e. Sintesis

Total Quality Management (TQM) merupakan usaha untuk menciptakan sebuah kultur mutu yang mendorong semua pelaksana untuk berorientasi memuaskan pelanggan. Kultur atau budaya mutu adalah tujuan akhir dari perubahan yang perlu dilakukan dalam pengembangan pendidikan. Konsep dalam TQM yang dapat diterpkan dalam pendidikan adalah:

  • perbaikan mutu yang terus menerus;
  • mencakup perubahan kultur/budaya; dan
  • konsep organisasi terbalik, yaitu menempatkan yang terpenting adalah peserta didik, kemudian guru/staf, yang paling bawah adalah manajer/pimpinan.

Hubungan antara Quality Control (QC), Quality Assurance (QA), dan TQM dapat digambarkan secara sederhana seperti di bawah ini:

 

 

Keterangan garis (dari atas ke bawah):

1.TQM

2.Quality management

3.Quality assurance

4.Quality control

5.Quality inspection

 

 

 

Jika suatu institusi menerapkan QC (planning and checking), maka di dalamnya akan mencakup Quality Inspection. Jika sekolah menerapkan Quality Assurance (planning, checking, and management function), maka di dalamnya akan mencakup Quality Control dan komponen lainnya. Jika sekolah menerapan TQM (QC+QA+customer+employees), maka Quality Management dan QA akan ada di dalam sistem sekolah tersebut.

Prinsip-prinsip yang diterapkan untuk ranah pendidikan di sekolah dapat mengambil dari prinsip-prinsip dalam TQM, yaitu:

1) Menghasilkan pekerjaan berkualitas dari pertama

Manajemen mutu yang dimulai dari saat pertama dikerjakan akan menanamkan budaya mutu lebih awal dan lebih mendalam. Semakin awal memulai maka semakin kuat akar budaya akan tertanam. Pekerjaan yang bermutu akan membuat produk juga bermutu. Pekerjaan yang berkualitas di awal juga akan menjadi contoh pekerjaan-pekerjaan selanjutnya. Artinya dari awal sampai akhir proses pembudayaan berlangsung melalui penciptaan pekerjaan-pekerjaan yang berkualitas.

2) Fokus pelanggan

Pengelolaan atau produksi yang berfokus pada pelanggan akan menghasilkan produk atau jasa yang berkualitas. Pelanggan tingkat pertama untuk sekolah adalah siswa, pelanggan tingkat kedua adalah orang tua siswa dan pemangku kepentingan. Memenuhi harapan semua pelanggan pendidikan adalah merupakan tujuan dan core business-nya sekolah.

3) Pendekatan strategis untuk peningkatan

Perencanaan, implementasi, dan evaluasi yang sistematis merupakan proses yang berkelanjutan dan akan menanamkan akar budaya mutu semakin dalam dan terus mendalam. Budaya mutu yang berarti berpikir dan bertindak untuk mencapai hasil yang bermutu juga secara implementatif bersifat sistematis dan berkelanjutan. Bekerja dalam siklus yang berkelanjutan untuk mencapai tujuan strategis adalah proses dalam budaya mutu yang tinggi.

4) Perbaikan mutu berkelanjutan

Perbaikan mutu berkelanjutan, bekerja dalam proyek-proyek kecil untuk kemudian mencapai tujuan yang lebih besar (prinsip Kaizen) adalah proses pembudayaan untuk mencapai hasil yang berkualitas dengan proses yang seksama. Budaya mutu juga bukan hal yang instan, perlu dibangun secara bertahap dan berkelanjutan. Mengembangkan siklus yang sistematis meningkatkan kualitas secara berkelanjutan akan menghasilkan pencapaian yang lebih baik dibanding aktivitas yang sporadis.

5) Respek dan kerja tim

Memelihara budaya mutu artinya juga memelihara hubungan internal dan mampu bekerja dalam tim secara efektif. Budaya mutu tidak hanya diciptakan tetapi harus dipelihara secara internal di semua level, mulai pimpinan sampai pegawai sekolah.

 

 

  1. Kesimpulan

Berdasarkan kajian terhadap buku yang ditulis oleh Edward Sallis, dapat disimpulkan beberapa hal mengenai Total Quality Management.

  1. Total Quality Management atau pengelolaan mutu terpadu merupakan pengelolaan institusi yang berorientasi kepada kepuasan pelanggan. Untuk dunia pendidikan berarti pengelolaan sekolah yang berorientasi pelanggan, dalam hal ini pelanggan utama institusi pendidikan adalah siswa.
  2. Total Quality Management dapat berhasil diterapkan dalam pendidikan karena kecenderungan yang hampir sama dengan keberhasilan penerapan TQM dalam industri layanan atau jasa. Pendekatan mutu terpadu sangat dibutuhkan bagi kelangsungan institusi di masa depan.
  3. Total Quality Management dapat diterapkan dalam dunia pendidikan sesuai dengan cara pendekatannya, yaitu perbaikan sedikit demi sedikit atau dikenal dengan istilah bahasa Jepang – kaizen. Institusi dapat pula menentukan sistem mutunya sendiri dan sebuah sistem jaminan mutu pendidikan harus mencakup elemen-elemen: perencanaan strategis; kebijakan mutu; tanggung jawab manajemen; organisasi mutu; pemasaran dan publisitas; penyelidikan dan pengakuan; induksi; penyediaan kurikulum; bimbingan dan penyuluhan; manajemen pembelajaran;  rancangan kurikulum; rekruitmen, pelatihan dan pengembangan; kesempatan yang sama; pengawasan dan evaluasi; susunan administratif; dan tinjauan ulang institusional.

Penerapan TQM di suatu institusi menjadi kewenangan top manajemen, komitmen seorang pemimpin terhadap mutu institusi menjadi prasyarat penerapan pendekatan ini. TQM tidak dapat diperoleh dengan cara yang mudah, harus dibiasakan sehingga harmonis dengan kultur yang ada, dan harus dikembangkan dari hal yang bersifat praktis dalam suatu institusi. Penerapan TQM dalam dunia pendidikan belum signifikan di Indonesia, berbagai kendala dijadikan alasan, dinamika kebijakan juga mempengaruhi, tetapi gerakan perubahan menuju budaya mutu dalam pendidikan tetap harus dijaga eksistensinya sehingga harapan menjadi lebih baik selalu ada.

 

Referensi

Sallis, Edward. 2012. Total Quality Management in Education. Manajemen Mutu Pendidikan. Jogjakarta: Penerbit IRCiSoD.

[1] Widyaiswara di LPMP Banten

Leave a Reply